A Secretaria Municipal de Educação é pioneira quando o assunto envolve estrutura, organização e capacitação de funcionários sobre arquivo permanente. Pelo terceiro ano consecutivo, a SME realizou, nos dias 12 e 13 de novembro, o III Workshop de Gestão Documental, que este ano trouxe o tema “Padronização da Produção de Documentos”, promovido pelo Setor de Documentação e Registro da Pasta. O evento reuniu funcionários, chefias, diretores de escola e secretários. Outras Secretarias Municipais também participaram.
O historiador da Câmara de Piracicaba, Fábio Bragança, que também é especialista em gestão de arquivos, explicou que a produção documental faz parte dos itens da gestão documental (que engloba produção, tramitação, arquivamento, uso e acesso aos documentos). “Por isso, a abordagem relacionou a produção de documentos nessa cadeia e a importância da padronização para garantir a preservação dos princípios de proveniência, autenticidade, integridade, confiabilidade, unicidade e segurança, de maneira a evitar perda de dados. Para além das questões técnicas, no dia a dia, a padronização de documentos facilitará a rotina nas unidades”.
A escolha do tema reflete a preocupação da Secretária de Educação, Angela Corrêa, com a eficiência e qualidade nos serviços da Pasta. Além disso, é uma questão crucial na gestão documental, pois é o ponto de partida, o nascimento de um documento.
Foto: Marquinhos Ferreira
Em novembro de 2013, Bragança iniciou o trabalho de assessoria para organização de todo o Arquivo Permanente da Secretaria de Educação, que é formado pelo acúmulo natural de documentos provenientes da rotina de trabalho da própria Secretaria, das unidades de ensino e de correspondências recebidas de outros órgãos da administração pública. A SME investiu em equipamentos, estrutura física para a organização do material permanente e o recolhimento dos documentos dos arquivos intermediários (setoriais) para o arquivo permanente.
O historiador esclarece que o trabalho de organização e arquivamento não termina, já que a produção de documento não para, é contínua, diária. “O trabalho de gestão documental do Setor de Documentação e Registro está na fase de organização da Comissão de Avaliação de Documentos, para a elaboração da Tabela de Temporalidade, capacitação continua dos funcionários da pasta, já que todos produzem e recebem documentos. Com os conhecimentos adquiridos no Workshop, cada setor estará apto a organizar sua documentação e estabelecer o fluxo de arquivamento (corrente, intermediário e permanente). Não se deve pensar no arquivo apenas como destino final, deve-se pensar desde a produção do documento”.
O início do Workshop contou com a apresentação cultural do professor de violão Jefferson Sanches e dos alunos Ernesto Otaviano Junior e Bernadete Cordeiro. Eles fazem parte do programa Movimentação Cultural da Semac (Secretaria Municipal da Ação Cultural). As aulas são gratuitas. Informações pelo telefone 3403 2600.
Workshop dia 12 – período da manhã
Educação Infantil
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Workshop dia 12 – período da tarde
Ensino Fundamental
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Workshop dia 13 –
Funcionários da SME
