A Secretaria Municipal de Educação iniciou em novembro de 2013, o trabalho de organização de todo o seu Arquivo Permanente, que é formado pelo acúmulo natural de documentos provenientes da rotina de trabalho da própria Secretaria, das unidades de ensino e de correspondências recebidas de outros órgãos da administração pública.
O acervo integra documentos variados, entre memorandos, convocações, regularização de escolas, alvarás de funcionamento e circulares dos seguintes setores: Educação Infantil, Ensino Fundamental, Planejamento e Cieja (Centro Integrado de Educação de Jovens e Adultos).
Todo esse conjunto documental constitui um rico patrimônio de grande importância administrativa, histórica e social. O trabalho de organização do arquivo irá garantir a conservação, preservação e o acesso aos documentos, cumprindo assim, a Lei nº 12.527/2011 – Lei de Acesso à Informação.
Foto: Marquinhos Ferreira
O trabalho de organização do arquivo não é simplesmente o de colocar documentos em ordem alfabética ou cronológica e guardar numa sala comumente chamada de “Arquivo Morto”, nome este que foi substituído por Arquivo Permanente. O trabalho de organização do arquivo exige cuidados especiais, já que envolve conhecimentos específicos de classificação e produção documental, tabela de temporalidade e legislação.
Segundo Bragança, o trabalho de organização do arquivo da Secretaria de Educação influenciará na racionalização dos espaços, proporcionando maior agilidade no atendimento das demandas internas e externas, além da adequação às conformidades legais, pois a documentação pública é detentora de informações de caráter probatório e jurídico.
Hoje, segundo a Coordenadora Cristina, o Setor de Documentação e Registro dispõe de um espaço readequado, onde estão sendo organizados 558 mil documentos, aproximadamente.
Para isso, a Secretaria conta com a consultoria do historiador Fábio Bragança, especialista em gestão documental com experiência em organização de arquivos. Bragança irá treinar, acompanhar e fornecer conhecimentos teóricos e práticos de técnicas arquivísticas aos funcionários do Setor de Documentação e Registro.
A Coordenadora Cristina Sassiloto Lopes Ferraz e o auxiliar administrativo, Társio Graciano, estão há algum tempo viabilizando espaço físico, preservando assim, da forma mais adequada, o acervo para receber as orientações técnicas do profissional especialista na área.
Além disso, em decorrente da forte chuva ocorrida na cidade no dia 20 de julho de 2013, muitos documentos foram molhados e, segundo a coordenadora Cristina, medidas emergenciais foram tomadas, para não perder documentos de grande importância. “Conseguimos separar o material atingido e iniciamos o trabalho separando os documentos em três grupos distintos: os não danificados e que, portanto, não tiveram alteração em seu conteúdo, os molhados que não sofreram perda de informações e os molhados com perda de informações.
Essa agilidade no tratamento dos documentos atingidos pela chuva garantiu a recuperação e preservação da documentação sem maiores perdas”, explica. “A Secretária Municipal de Educação Angela Corrêa, não mediu esforços para que este projeto, pensado há anos, viesse a ser colocado em prática em 2013”, acrescenta.
Histórico – O Setor de Documentação e Registro foi criado em 25 de outubro de 2010 pela Lei Municipal Nº 6908/10. Sua criação deu-se pela necessidade da Secretaria Municipal de Educação, já que até então, não se tinha local específico para guardar esses documentos. Posteriormente com a Publicação da Lei de Acesso à Informação, passou a atender às exigências da Lei na organização do acervo desta Secretaria.
