O Setor de Documentação e Registro da Secretaria Municipal de Educação realizou no dia 10 de dezembro reunião sobre Gestão Documental com a equipe da Merenda Escolar. A reunião de treinamento reuniu cerca de 20 funcionários e o especialista em Gestão Documental, Fábio Bragança, que atua como consultor técnico da Secretaria de Educação, falou sobre a importância da documentação para a administração pública, abordando conceitos sobre os tipos de arquivos, documentos públicos, tabela de temporalidade, o papel e as responsabilidades do agente público no trato das informações e, por fim, salientou a importância do trabalho desenvolvido pela Secretaria de Educação que, avançando na política de gestão documental, têm criado instrumentos para facilitar a rotina administrativa na produção e tramite da documentação oficial.
A Secretaria de Educação é a primeira da cidade a formar a Comissão de Avaliação de Documentos, que irá elaborar a tabela de temporalidade dos documentos da referida pasta. “Será um avanço na gestão de documentos de arquivo, que contribuirá para a organização e racionalização dos espaços de guarda e preservação de documentos”, diz Bragança.
A reunião é parte do Plano de Ação do Setor de Documentação e Registro, que pretende visitar os setores, departamento e unidades escolares, realizando treinamentos com as equipes locais, com o objetivo de oferecer subsídios para a organização e padronização da produção documental, tramitação de documentos e organização dos arquivos setoriais.
Fotos: divulgação
Segundo Cristina Sassiloto Lopes Ferraz, responsável pelo Setor e pela Coordenação das atividades de Gestão Documental, a atividade de campo é muito importante, pois é um investimento que a Secretaria de Educação faz em capacitação de seus funcionários, que tem impacto direto na melhoria da rotina de trabalho e no fluxo de informação. “Estamos recebendo muitos pedidos de visitas técnicas e reuniões setoriais, organizaremos uma agenda e atenderemos a todos”.
Para a Gestora da Merenda Escolar, Daisy Diniz Paulo Eluf, a reunião de treinamento é extremamente necessária para que todos os servidores que atuam na Divisão de Alimentação e Nutrição saibam quais as diretrizes estabelecidas pela Secretaria Municipal de Educação para a reorganização dos documentos gerados pelos setores. “Haverá uma padronização no trato dos documentos públicos, além da racionalização do tempo em sua localização. Sermos orientados por um especialista da área é sem dúvida nenhuma fundamental. Agradecemos a Coordenadora do Projeto por viabilizar este primeiro encontro”, finaliza Daisy.
Fonte: Fábio Bragança e Setor de Documentação e Registro
